Organizándose con Notitas Pegajosas

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Para aquellos de nosotros que carecemos de los genes del orden y la disciplina, se puede volver una pesadilla el manejar los miles de actividades de la agitada vida que llevamos en el mundo de hoy.

En particular, el manejo de listas de Cosas Que Hacer (o "To Do") se volvió una obsesión para mi durante un buen tiempo. En la búsqueda del Santo Grial de los ToDo pasé por muchas alternativas: listas en papel, palm pilot, evolution, software específico y un largo etc.
Hoy en día, tengo un sistema bastante simple que me ha funcionado bien y que les pueden ser de utilidad. Veámoslo!

Primeros que todo, voy a decirles lo mismo que les va a decir cualquier persona que ya ha pasado por esto: Si estan interesados en ordenar sus "Cosas por Hacer", lean el Getting Things Done (o "GTD") de David Allen. También existe en español y se llama Organízate con Eficacia. Este libro presenta algunas muy buenas ideas sobre cómo administrar las cosas pendientes. Desde ahí, ustedes pueden implementar las ideas que les parezcan apropiadas y adaptarlas a sus necesidades.

En base a las ideas del GTD, lo que yo hago es:
- sacar todos los temas pendientes fuera de la cabeza hacia un repositorio (papel o nota electrónica), cosa de que no se mantengan en mi cabeza.
- para cada tema, o "cosa" por procesar, realizar la no-tan-difícil-actividad de asignarle la próxima acción a realizar para avanzar en el tema. Por ejemplo para la "cosa" INSTALAR LAMPARA la primera actividad puede ser "llamar al alvaro para pedirle prestado el taladro".
- toda actividad que requiera menos de dos minutos, debe ser ejecutada inmediatamente
- toda actividad delegable, debe ser delegada
- relajarse al saber que esta todo bajo control :)

Más información sobre GTD en la entrada de GTD en Wikipedia o en 43 folders. Si alguno de ustedes conoce más sitios relacionados, por favor comentarlos!

Como herramienta para llevar a cabo mi organización no he usado ningún programa muy complejo. Me he enamorado de la simpleza de usar notas de texto que, bien estrujadas, pueden ser muy poderosas.

En Linux uso Sticky Notes, que es parte de GNOME. En el caso de OSX, no puedo dejar de recomendar el excelente OmniOutliner, el cual uso habitualmente en el trabajo (ojo: no es gratis)


En casa tengo un escritorio dedicado a muchos sticky notes con las siguientes listas:
- una lista general de "cosas" por procesar
- una lista de las cosas que voy a resolver HOY/AHORA, junto con el primer paso para avanzar en cada una de esas cosas
- una lista de cosas resueltas
- una lista de cosas delegadas
- una lista de proyectos para tenerlos en mente


Para cada día de trabajo (o rato en el computador), saco algunas de las "cosas" de la (usualmente) larga lista por procesar y la dejo en mi lista de AHORA. Me doy un minuto para asignarle a cada cosa al menos la primera actividad a realizar. En caso de ser delegables, las delego (por mail usualmente) y la muevo a la lista de "cosas delegadas".



Durante el día voy tarjando las cosas y actividades que voy realizando. Al fin del día, agrego y tarjo las cosas que hice y que no tenía contempladas. Reviso todos los ítems tarjados, me pongo contento por haberlas hecho y las corto&pego a la lista de cosas hechas. Es reconfortante ver como esa lista se llena, por lo que sugiero mantener esta lista en lugar de sólo borrar las cosas hechas.

Mantengo siempre a mano una lista de proyectos en los que estoy metido, para asegurarme de que están escritos en alguna parte y no los voy a abandonar.


Los delegados los reviso a diario, para que nada se pierda en el olvido. A medida que me responden, estas cosas vuelven a la lista general o se van a la lista de cosas hechas.




Con simples marcas de texto llevo control de las cosas que he terminado o los pasos que todavia me faltan. Uso los símbolos -/+/* para los Sticky Notes en la casa y las caracteristicas de OmniOutliner en el trabajo.



Asi se ve el desktop de planificación de mi oficina. A la izquierda la lista general de cosas por resolver, al centro muevo las cosas de "hoy", a la derecha las cosas delegadas, abajo los proyectos, las cosas personales y el historial de cosas realizadas.


Los multiples desktops no son una caracteristicas de OSX (no hasta 10.5, por lo menos), pero se pueden agregar instalando el excelente desktop manager llamado ingeniosamente... Desktop Manager!.

Pueden ponerse creativos con los colores, lo cual siempre es bienvenido por el lado derecho del cerebro ;)

Hasta ahora, este simple sistema me ha servido bastante bien, aunque tiene el inconveniente de no estar sincronizado trabajo/casa y de no poder agregar items ni ser consultado lejos del computador, lo que en realidad no me pasa tan seguido. Al menos me ha funcionado mejor que cualquier palm/agenda/software que haya usado, así que puedo recomendarlo con confianza. ¡Espero les sirva!

Como me tinca que varios de ustedes deben tener su forma de organizarse aprovecho de preguntar, pero sin estatua de pensador, ¿Qué sistemas y herramientas usan ustedes para organizarse? ¿Les funciona?

Foto de Nico

— Ingeniero Civil en Computación y Doctor en Ciencias de la Computación (Université Bordeaux 1, Francia). Investigador en bioinformática. Más información »

7 Comentarios

será medio hereje y algo arriesgado pero...

por lo general ocupaba la palm, pero por un criterio de portabilidad
y visibilidad aún cuando no tengo ningun equipo de mi propiedad cerca, uso 'google personalized homepage' XD

lo unico que lamento es no tener el tiempo para meter mano y hacer la magia suficiente para sincronizar el todo y el calendar de google con mi palm....


«Ni dinero, ni sexo, ni poesía
un yoghurt es lo + que puedo ofrecerte»

imagenes paganas


«Ni dinero, ni sexo, ni poesía
un yoghurt es lo + que puedo ofrecerte»

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Otros trucos

Super bueno el artículo, creo que aprender a organizarse bien es parte de aprender a trabajar.

Una cosa que hago cuando estoy muy sobrepasado por las tareas pendientes, es convertir un lote de TODO-s en ítems de agenda, es decir, decidir que las voy a hacer tal o tal día. Sino, la lista de TODOs crece y crece.

También trato de dejar las mañanas para las cosas más importantes y que requieren períodos largos de concentración, y las tardes para la paja molida.

ChaTo
Ecosofia.org

ChaTo

Yo usaba un wiki portátil

Antes llevaba mis notas en <ShamelessSelfPromotion>Privatewiki </ShamelessSelfPromotion> :-) ... pero encontré algo mucho más conveniente, el GTD Wiki. Es un sólo archivo HTML (ie. lo puedes abrir en cualquier navegador/SO).

Me resultaba bastante agradable, y tiene una gráfica/animaciones agradables.

Saludos,

—Denis
California roll connoisseur

Saludos,

—Denis
California roll connoisseur

GTDGmail

Encontre un plugin para Firefox buenisimo que usa el principio de GTD para gmail. Se anotan con tags las siguientes acciones, espera o terminadas, los contextos en los que se resuelve el asunto, y uno se puede mandar mails de referencia o de accion cosa de tenerlo todo mas organizado. es liiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiindoooooo!!!! y super util.

www.gtdgmail.com

notas

Solamente quería comentar que está KNotes en KDE, para que no se diga que GNOME tiene más accesorios :-)


Alvaro Graves - agraves [at] dcc punto uchile punto cl
MSN: no_mas_zpam [@]correocaliente punto com
AngulArt, rock prog
Seconds Out, Genesis Tribute


agraves

ehh

Gnome tiene mas accesorios :-)

Mig.
Viva SK!

Mig.
Manzana Mecánica: ¿Como quieres inmortalizar tu cultura?
Mi Twitter

Hereje :-)

Hereje :-)


Alvaro Graves - agraves [at] dcc punto uchile punto cl
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